Le Forum Culturel Mondial n'est pas seulement un événement, c'est aussi un processus. Il s'est tenu de façon progressive depuis 2003, à l'occasion de séminaires, de forums thématiques et régionaux, à travers le Brésil, l'Amérique Latine et d'autres endroits du monde.

Les séminaires consistent en des expertises régionales et des réseaux de travail internationaux qui permettent d'analyser les réformes des politiques culturelles, des tendances de développement des entreprises culturelles et des stratégies d'action, de développer des marchés culturels pour les idées, les services et les produits, et d'évaluer l'impact du Forum.

Plusieurs commissions locales ont été formées pour la planification et la réalisation des Séminaires, dont ont fait partie des Universités, des Secrétariats Municipaux et d'Etat à la Culture, des Réseaux, des Fondations et des Organisations non-gouvernementales. Les séminaires se sont tenus d'octobre 2003 à mars 2004 et font partie du calendrier officiel des actions préliminaires au Forum Culturel Mondial.

Les Forum Régionaux ont préparé le Forum Culturel Mondial. Définis par le Centre de Développement des Capacités (CDC), ils se sont déroulés dans toutes les régions du Brésil et ont eu pour objectif de développer des réseaux culturels et de contribuer à la construction de systèmes permanents pour le diagnostic, la planification, la formation, le suivi et l'évaluation, pour favoriser le développement des arts et de la culture en articulation avec le tourisme, l'environnement, l'éducation et le développement social. Ils ont été réalisés en collaboration avec des universités, des organismes gouvernementaux, des institutions de la société civile et des fondations de chaque région.

Dans l'objectif de développer des discussions dans les différentes régions du Brésil, les Forums Régionaux ont permis d'organiser l'agenda du Forum Culturel Mondial, de définir des thèmes, des conférences, des conférenciers et des projets, et d'articuler les différents acteurs concernés ou capables de s'impliquer dans le domaine culturel.